コミュニティマネージャー就任後初のイベント、ビールパーティを振り返る

2020.08.26News

コウダイ企画室。代表の小林紘大です。
2016年より新潟市の賃貸集合住宅「グリーンホームズ新潟」でコミュニティマネージャーとして活動し、2020年で4年目を迎えました。

この4年間で「グリーンホームズ新潟」のコミュニティとしての活動が充実し、月刊ソトコトに掲載されるなど、他の地域の方にも興味を持っていただけるようになり、大変嬉しく思っています!

【月刊ソトコト 2017年9月号 特集あたらしい住宅のカタチより】

またコミュニティの活動を支える「コミュニティマネージャー」という役割についても知られるようになり、「コミュニティマネージャーについて知りたい」とか「コミュニティマネージャーになりたい!」という方が出てきました。

そこでこの記事では、「コミュニティマネージャー就任後初のイベント」をレポートし、コミュニティマネージャーとして大切にしたことや、初めてのイベントを成功させるためにやったこと、といった「コミュニティマネージャーはじめの一歩」をお届けしたいと思います!

1.入居後2ヶ月。準備期間2週間でイベントを開催。

賃貸集合住宅であるグリーンホームズ新潟に入居したのは2016年7月。近隣の別の賃貸物件に住んでいましたが、結婚を機に、以前から気になっていたグリーンホームズ新潟に転居しました。

【グリーンホームズ新潟の中央にあるセンターハウス】
2016年の時点では決まった呼び名がなく、利用される機会も少ない、遊休施設でした。

転居してすぐ、オーナー土沼さんに「入居者とオーナーとを結ぶ役割をさせてほしい」とお伝えしていたのですが…
入居から1ヶ月たった2016年の8月、オーナー土沼さんからお声がけが。「住人を集めてビールパーティをしたいんだけど、任せてもいいか?」とのこと。 もちろんです!と即答し、約2週間で準備を行い、2016年9月4日に初のイベントを開催しました。

2.初イベントを成功させるためにやったこと。

当時の運営メンバーは私ひとり。「初イベントを成功させるために何をやるか」ひとりで考えて取り組みました。大変でしたが、工務店で働いてきた経験を活かして周囲とコミュニケーションをとりながら、やりとげることができました。

コミュニティマネージャーを始めたばかりだと、初イベントでの「ひとり運営」はありうると思うので、これからイベントをやろうと思う方の参考になればと思い、当時やったことをお伝えしていきます。

①企画
<オーナー土沼さんの希望>
・予算の確認
・出張バーテンダーの手配
・会場内の配置(テーブル・イス・バーカウンター等)
・使用する食器への思い(紙皿・紙コップは使用不可)※1
<自主的に行ったこと>
・ビジュアル的にも楽しめる会場づくり
・近隣への声かけ※2

※1 使用する食器への思い(紙皿・紙コップは使用不可)
オーナー土沼さんから食器について希望を聞き、土沼さんのコミュニティイベントへの美意識の高さを感じました。そこで食器選びに気をつかうのはもちろん、会場づくりにおいても「ビジュアル的に楽しめる会場」を意識していきました。

※2 近隣への声かけ
慣れない人にとってはハードルが高いと感じられるかもしれません。ですが工務店で働いてきた私からすると、近隣への声かけは絶対に必要なこと。繰り返しやっていくうちに慣れますから、コミュニティイベントをする時には、積極的に近隣の方へ声かけしておくことをおすすめします!

②広報
→企画内容をもとに、BBQで煙が出るので、そのアナウンスも兼ねコミュニティ内へ案内
・チラシ制作
・各住戸へポスティング(開催日2週間前と2日前の2回)
 +近隣の住居にもポスティングとお声がけ

【当時作成したチラシ(自作。今振り返るととてもダサい…)】

③当日
→会場の管理=安心して楽しめる場づくり
・テーブル・イスのセッティング(屋外・屋内)
・食材・お酒の準備・補充
・パーティ参加者への声かけ(ひとりでいる人に声をかけるなど)
・近隣への配慮(パーティの声量など)

【パーティ会場(屋外)】
【パーティ会場(屋内):左奥はバーカウンター】

3.初イベントのリアクションと成果。

イベント開催に当たって一番不安だったことは、人が集まってくれるかどうか。参加人数を事前に確認する形を取らなかったので、用意した食材やお酒が無駄になってしまわないか…?当日が近くにつれ不安が募りました。幸い当日は天気に恵まれ、最大で35人程度が集まる大規模なパーティーに。

イベント発案者のオーナー土沼さんも、グリーンホームズ新潟の入居者同士が賑やかに交流する姿を見て、うれしそうな様子。オーナー自ら入居者を訪ね「困っていることない?」「何かあったら言ってね」と交流を楽しんでいました。

【パーティ中の様子(屋内・屋外)】

参加人数の次に気になっていた、参加者のリアクション。イベント後に参加者にとったアンケートでは「企画してくれてありがとう」と感謝の言葉をいただいたり、「次の企画は、手伝うよ!」と行ったコメントもあり、このイベントが参加者から受け入れてもらえたことを実感できました!

【イベント後のオーナー土沼さんコメントとアンケート集計結果】

アンケート集計結果に入居者のみなさんのポジティブな意見がたくさんあったこと、クレームがなかったことは、「コミュニティ活動への自信」につながりました。そして次のイベントの企画を考えようという気持ちになることができ、すぐにオーナー土沼さんとの打ち合わせを始めることに。初イベントを通じて、他の入居者やオーナーに対する自分の役割(コミュニティマネージャー)を明確にすることができ、活動しやすくなりました!

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「コミュニティマネージャー就任後初のイベント」を振り返ってみましたが、いかがでしたでしょうか。初イベントの開催は私にとって「自分がコミュニティマネージャーであること」を周囲に認知してもらうための、貴重な機会でした。当時、イベントを成功させようと必死に頑張った初心を忘れず、コミュニティ活動を継続していきたいと思っています!

文/小林紘大(コウダイ企画室。代表)、構成/ヤマシタナツミ